Jak przyjmować grupy na turnusy

Moduł „Rezerwacje pobytu" włącza dla bazy zespół Na Ośrodku — jeśli nie widzicie go w aplikacji, napiszcie do nas. Po włączeniu na pulpicie „Przed sezonem" pojawia się lista Pierwsze kroki: odhacza się sama w miarę konfiguracji i znika, gdy wszystko jest gotowe.

1. 1Miejsca noclegowe — pola, domki, pawilony i ich pojemności. Od tego zależą wszystkie odpowiedzi „czy jest wolne".
2. 2Cennik pobytu — stawka za osobodobę, wyżywienie, rabaty. Bez cennika kalkulator i wyceny pokażą zero.
3. 3Godziny doby — przyjazd od / wyjazd do (ustawiane na ekranie „Zasady pobytu", razem z długością pobytu i dniami przyjazdu).
4. 4E-mail bazy — tu przychodzą zapytania i decyzje grup.
5. 5Widget na Waszej stronie — kalendarz i formularz zapytań.
6. 6Sprzęt do spania (gdy Magazyn włączony) — namioty z pojemnością osobową.

Aplikacja kierownika ma dwa rozłączne widoki: „Przed sezonem" (zapytania, oferty, rezerwacje pobytu, cennik, magazyn) i „W sezonie" (uczestnicy, meldunki, czat, jadłospis — obsługa trwającego obozu). Przełącznik „Zmień tryb" jest w menu bocznym na komputerze i na karcie „Tryb pracy" w Profilu na telefonie. Wybór zapamiętuje się na urządzeniu — o tryb nie pytamy przy każdym wejściu.

Jednostka noclegowa (ekran „Jednostki noclegowe") to pole namiotowe, pawilon, domek albo inna przestrzeń wynajmowana grupie. Każda ma trzy progi pojemności:

• Minimum (opcjonalne) — poniżej tylu osób nie warto oddawać miejsca: mała grupa zajęłaby duże pole na cały turnus. Dla Was to ostrzeżenie, dla gościa w widgecie — odmowa.
• Komfortowo — tyle osób mieści się wygodnie. Zielony werdykt.
• Maksymalnie — górna granica. Między komfortem a maksimum werdykt jest żółty („na styk — potwierdź").

Wyłączność i współdzielenie

Domyślnie miejsce jest na wyłączność: jedna grupa w jednym terminie. Miejsce współdzielone (np. duże pole namiotowe) może przyjąć kilka grup naraz — system pilnuje sumy osób i przy rezerwacji na kilka współdzielonych miejsc prosi o podział grupy między nie.

Płeć miejsca

Miejsce może być męskie, żeńskie albo koedukacyjne. To ustawienie działa w przeliczeniu „Czy starczy?": część żeńska grupy nie zostanie policzona na miejscu oznaczonym jako męskie.

Ekran Zasady pobytu zbiera reguły sprawdzane przy każdym terminie: minimalną i maksymalną liczbę dób, dni przyjazdu i wyjazdu, przerwę na sprzątanie między grupami, wyprzedzenie rezerwacji oraz okna sezonu. Są tu też godziny doby (przyjazd od / wyjazd do) — te nie blokują terminów, ale trafiają do informacji dla grup i liczą okno na przełożenie sprzętu w dniu rotacji. Puste pole znaczy „bez ograniczenia".

• Gość dostaje twardą odmowę. Was zasady też zatrzymają przy wpisywaniu rezerwacji — ale z przyciskiem „Zarezerwuj mimo zasad", bo czasem świadomie robi się wyjątek. Zajętość miejsc jest zawsze twarda dla wszystkich.
• Wyjątki per miejsce: jeśli jedno pole ma inne zasady niż reszta bazy, ustawcie je osobno. Puste pola wyjątku biorą wartość z zasad bazy.
• Okna sezonu: jeśli dodacie choć jedno okno, baza przyjmuje grupy tylko w tych terminach. Brak okien = cały rok.
• Profile zasad: cały zestaw jednym tapnięciem — „Turnusy tygodniowe", „Weekendy", „Poza sezonem", „Bez ograniczeń" albo własny profil zapisany z obecnych zasad. Profil nadpisuje wszystkie pola: te, których nie ustawia, zostają wyczyszczone.

Cennik składa się ze stawki bazowej (za osobodobę albo ryczałt za miejsce za dobę) i opcjonalnych wymiarów: nadpisań per miejsce, kategorii osób (np. uczestnik / opiekun), stawek weekendowych i sezonowych, dodatków (wyżywienie, prąd — doliczanych automatycznie lub na życzenie) oraz rabatów za długość pobytu.

• Zaliczka: procent wyceny albo kwota stała, z terminem „w ciągu N dni od potwierdzenia". W ustawieniach podajcie też numer konta, odbiorcę przelewu i co wpisać w tytule — te dane trafiają na ofertę i do maila.
• Kwoty są mrożone: wycena liczy się w chwili wysłania oferty albo utworzenia rezerwacji i późniejsza zmiana cennika jej nie zmienia.
• Rezerwacji wpisanej ręcznie też liczymy cenę z cennika — a w szczegółach rezerwacji można ją poprawić ręcznie, gdy telefoniczne ustalenia były inne.
• Sprzęt na ofercie: w ustawieniach wybieracie, czy oferta milczy o sprzęcie, mówi ogólnie („sprzęt zapewnia baza" — treść własna), czy rozpisuje konkretnie, co dajecie grupie (pozycje i ilości, podpowiedziane z zapytania). Rozpiska jest mrożona jak cena.

Każdą rezerwację zatwierdzacie Wy — Na Ośrodku nie pobiera płatności online, rozliczacie się z grupą bezpośrednio. Typowy przebieg:

1. 1Zapytanie przychodzi z widgetu (mail + ekran „Zapytania i oferty"). Z zapytania jednym tapnięciem robicie ofertę, rezerwację albo blokadę terminu.
2. 2Oferta ma zamrożoną wycenę i domyślnie blokuje termin do decyzji grupy — na tyle dni, ile wpiszecie jako ważność oferty przy jej wysyłaniu (domyślnie 7). Grupa dostaje link i wersję PDF — akceptuje albo odrzuca online, a Wy dostajecie o tym maila.
3. 3Rezerwacja: po akceptacji oferty albo wpisana ręcznie. Cena liczy się z cennika i zostaje zamrożona (możecie ją ręcznie poprawić, gdy telefoniczne ustalenia były inne). Potwierdzenie wysyła grupie maila z kwotą, zaliczką i danymi do przelewu.
4. 4Zaliczka: gdy wpłata dojdzie, odhaczcie ją w szczegółach rezerwacji. Nieodhaczona zaliczka dzień przed terminem dostaje automatyczne przypomnienie mailem.
5. 5Dokumenty: fakturę zaliczkową czy umowę dodacie w szczegółach rezerwacji i wyślecie grupie przez system — szczegóły w sekcji „Dokumenty i faktury" niżej.

Blokady terminów

Remont, zlot własny, rezerwacja poza systemem — zablokujcie termin na ekranie „Obłożenie i rezerwacje" (w menu: „Rezerwacje"), w sekcji Blokady. Zablokowany termin jest dla gości nieosiągalny.

Kalkulator „Czy starczy?" (kafelek w Magazynie) odpowiada na dwa pytania naraz: czy grupa zmieści się na miejscu i czy starczy Waszego sprzętu do spania. Zawsze w wariantach komfortowo i na styk, a jeśli sprzęt ma ustawione „na wcisk" — także na wcisk.

• Podział grupy: chłopcy i dziewczyny nie śpią w jednym namiocie, więc każdą część liczymy osobno (30 + 15 to 4 + 2 namioty, a nie 6). Typy osób definiujecie sami w ustawieniach („Kto z kim nie śpi") — u jednej bazy to chłopcy/dziewczyny/kadra, u innej zastępy.
• Grupa może podać podział już w zapytaniu z widgetu — wtedy wszystko liczy się samo.
• Brak sprzętu nie blokuje rezerwacji — to podpowiedź: można dostawić, wypożyczyć albo grupa przywiezie swój. Twarda odmowa jest tylko wtedy, gdy brakuje miejsca.

Magazyn to ewidencja namiotów, koców, ław i sprzętu — liczona sztukowo, z opcjonalnym numerowaniem egzemplarzy. Stan i braki widzicie tylko Wy: grupa nigdy nie zobaczy, ile macie sztuk.

• Pojemność osobowa przy namiotach (min / komfort / maks / na wcisk) — bez niej sprzęt nie liczy się do spania w „Czy starczy?".
• Wydania na termin i grupę — system liczy szczyt zajętości per doba, więc dwie grupy nachodzące na siebie jednym dniem nie „znikają".
• Kody QR: cała partia (np. koce) albo pojedyncze egzemplarze (namioty z numerami). Skaner otwiera kartę sprzętu — stan, wydania, historia uszkodzeń i napraw.
• Rotacja dnia: gdy jedna grupa wyjeżdża, a druga tego samego dnia przyjeżdża, magazyn pokazuje, ile sztuk musi przejść z rąk do rąk i ile macie na to czasu (z godzin doby).
• Sprzęt w zapytaniu: wybrane rodzaje możecie oferować grupom w formularzu widgetu („Koce — ile sztuk?"). Deklaracja grupy trafia na rezerwację, a Wy widzicie, czy pokrywa się ze stanem.

Macie też gotową stronę rezerwacji pod adresem wasz-adres.naosrodku.pl/rezerwacje — z Waszym zdjęciem, opisem i pełnym widgetem. Ten adres można wysyłać grupom wprost, bez własnej strony WWW. Sam widget to kalendarz dostępności, kalkulator ceny i formularz zapytania do wklejenia na Waszą stronę jedną linijką:

<script src="https://naosrodku.pl/embed.js"
  data-osrodek="wasz-adres" async></script>

• Co grupa widzi, decydujecie Wy: pytanie o miejsce, podział grupy, sprzęt, wiadomość, obowiązkowy telefon, liczby wolnych miejsc (można pokazywać samo „wolne/zajęte") i zdjęcia — osiem przełączników w ustawieniach widgetu.
• Własne pola formularza: dopiszcie pytania, które i tak zadajecie telefonicznie (przynależność, wyżywienie, prąd…).
• Domeny: wpiszcie adresy stron, na których widget ma działać — puste pole znaczy „każda strona", także cudza.
• Kalendarz pokazuje obłożenie poziomem wypełnienia kwadratu (pusty = wolne, pełny = komplet) i działa jak wybór terminu: grupa tapnie przyjazd i wyjazd, a dostępność sprawdza się sama.
• Przycisk „Zobacz, co widzi grupa" w ustawieniach otwiera widget dokładnie tak, jak wygląda u Was na stronie.

Dwa rodzaje dokumentów, oba bezpieczne — grupa dostaje wyłącznie odwoływalny link (skasujecie dokument, link przestaje działać), a pliki nie są publiczne:

• Stałe dokumenty bazy (ustawienia → „Dokumenty bazy"): opinia straży pożarnej, sanepid, regulamin. Przełącznik „dołączaj do każdej oferty" dodaje je linkami do maila z ofertą, strony oferty i jej PDF.
• Dokumenty rezerwacji (szczegóły rezerwacji → „Dokumenty"): faktura zaliczkowa, faktura końcowa, umowa. Wgrywacie plik (PDF/JPG/PNG do 15 MB), klikacie „Wyślij grupie" — możecie dopisać zdanie od siebie — i mail idzie przez system, a przy dokumencie zostaje znacznik „wysłano".
• Faktury wystawiacie w swoim programie — Na Ośrodku je przechowuje i doręcza. Cała dokumentacja rezerwacji jest w jednym miejscu.

Maile do grup wychodzą jako „Wasza nazwa (przez NaOsrodku)", a odpowiedź grupy trafia wprost na Waszą skrzynkę (Reply-To) — dalej rozmawiacie jak zwykłym e-mailem. System wysyła sześć rodzajów wiadomości; powiadomienia automatyczne można wyłączyć osobno w ustawieniach:

• Zapytanie z widgetu → do Was, z kompletem danych grupy.
• Oferta → do grupy, z linkiem do akceptacji online i wersją PDF.
• Decyzja grupy → do Was, gdy grupa zaakceptuje albo odrzuci ofertę (przy odrzuceniu termin sam się zwalnia).
• Potwierdzenie / odmowa rezerwacji → do grupy, z kwotą, zaliczką i danymi do przelewu.
• Przypomnienie o zaliczce → do grupy, dzień przed terminem nieodhaczonej wpłaty.
• Dokument do rezerwacji → do grupy, gdy klikniecie „Wyślij grupie" przy fakturze czy umowie (wysyłka ręczna — zawsze Waszą decyzją).

W treściach maili możecie umieścić własny wstęp na ofercie, dopisek (dojazd, co zabrać, cisza nocna), zdanie przy odmowie i link do regulaminu. Historia wysyłek jest w ustawieniach — każdy mail można stamtąd wysłać ponownie.

Czy grupa może zapłacić online?

Nie — celowo. Płatność idzie przelewem bezpośrednio do bazy (często na konto hufca), a Na Ośrodku nie pośredniczy w pieniądzach. Podajecie numer konta w ustawieniach, a system pilnuje terminu zaliczki.

Czy rezerwacja może potwierdzić się sama?

Grupa sama z siebie niczego nie rezerwuje — zapytanie z widgetu to tylko wiadomość. Jest jeden wyjątek: gdy grupa akceptuje Waszą ofertę, rezerwacja domyślnie potwierdza się od razu (w końcu to Wy tę ofertę wysłaliście). Jeśli wolicie mieć ostatnie słowo także wtedy, wyłączcie w ustawieniach „Potwierdzenie gościa utwardza rezerwację".

Co widzi grupa, a czego nie widzi?

Grupa widzi to, co włączycie w widgecie, stronę oferty i maile. Nigdy nie widzi: stanu magazynu, braków sprzętu, innych rezerwacji ani danych innych grup.

Jak włączyć moduł albo magazyn?

Oba włącza zespół Na Ośrodku — napiszcie na kontakt@naosrodku.pl.

Termin się nie zgadza — gość nie może zarezerwować, a miejsce jest wolne

Sprawdźcie po kolei: okna sezonu (poza oknem baza nie przyjmuje), dni przyjazdu i wyjazdu, minimalną długość pobytu i przerwę na sprzątanie po sąsiedniej rezerwacji (ekran „Zasady pobytu") oraz minimum osób na miejscu (pole „Minimum osób" przy jednostce na ekranie „Jednostki noclegowe"). Dla gościa wszystko to jest twarde; Wy przy wpisywaniu rezerwacji dostajecie przycisk „Zarezerwuj mimo zasad".